Sala eventowa i catering – checklista organizatora szkolenia

Każdy, kto stał przed trudem zorganizowania szkolenia wie o tym, że jest to zadanie wymagające nie tylko precyzyjnego planowania, ale i dbałości o każdy szczegół. Nawet drobne niedociągnięcia mogą wpłynąć na odbiór wydarzenia przez uczestników. To między innymi dlatego zawsze warto korzystać z checklisty, która pozwala krok po kroku zaplanować i przeprowadzić profesjonalne szkolenie. O czym nie możesz zapomnieć? 

Diagnoza potrzeb szkoleniowych i analiza grupy docelowej

Pierwszym krokiem przy organizacji szkolenia wcale nie jest wynajem sali eventowej. Na samym początku istotne jest określenie celu szkolenia oraz analiza potrzeb uczestników. Zastanów się zatem, jakie umiejętności mają zdobyć uczestnicy, jakie problemy uda im się dzięki Tobie rozwiązać oraz jakie rezultaty powinni osiągnąć. Pamiętaj, że diagnoza potrzeb i analiza grupy docelowej pozwala dopasować treść, formę i poziom szkolenia do oczekiwań odbiorców. Łatwiej będzie również zyskać zainteresowanie. 

Wybór i rezerwacja sali szkoleniowej

Kolejnym etapem organizacji wydarzenia np. warsztatu, jest wybór odpowiedniej sali szkoleniowej. Szczególną uwagę zwróć na: 

• – lokalizację i dostępność komunikacyjną, 
• – liczbę miejsc i komfort uczestników, 
• – wyposażenie techniczne (projektor, nagłośnienie, Wi-Fi), 
• – dostępność dla osób z niepełnosprawnościami, 
• – możliwość oznakowania i łatwego odnalezienia miejsca. 

Zawsze potwierdzaj rezerwację sali z wyprzedzeniem i zadbaj o ustalenie warunków korzystania z obiektu. Sprawdź również, czy sala posiada niezbędny sprzęt multimedialny (projektor, ekran, nagłośnienie). Oczywiście zadbaj o dodatkowe wyposażenie: flipcharty, markery, notatniki, długopisy oraz wszelkie materiały szkoleniowe. Nie zapomnij o identyfikatorach dla uczestników i prowadzących! 

Cenna wskazówka! 

Warto, aby Twoje szkolenie miało „interaktywny” charakter i opierało się o ideę networkingu. Do tego spisują się sale eventowe, których układ stołów i krzeseł można dowolnie zaprojektować. O to nie trzeba martwić się we współpracy z Młodym Grochowem. Wiemy, jak łączyć szkolenia z networkingiem oraz pełnymi pyszności przerwami – postaw na przyjęcie koktajlowe lub poczęstunek kawowy z przekąskami na słodko i słono. Sprawdź szczegóły i  wynajmij salę na szkolenia na warszawskiej Pradze!

Organizacja cateringu i przerw kawowych 

Organizacja szkolenia to niewątpliwie dobrze dobrany catering, który warto traktować nie tylko jako zaspokojenie potrzeb uczestników, ale także okazja do wspomnianego networkingu. Zaplanuj serwis kawowy, przekąski, lunch oraz uwzględnij potrzeby dietetyczne gości. Upewnij się, że jest miejsce do spożycia posiłków i zaplanuj odpowiednie przerwy w harmonogramie. Zachęcamy do zapoznania się z przykładowym menu restauracji. 

Opracowanie agendy i harmonogramu

Kwestie dotyczące sali eventowej oraz cateringu to nie koniec przygotowań. Stwórz szczegółową agendę szkolenia z podziałem na bloki tematyczne, przerwy i sesje warsztatowe. Harmonogram powinien być realistyczny, uwzględniać czas na integrację i odpoczynek, a także przewidywać rejestrację uczestników oraz oficjalne powitanie.

Warto pamiętać! 

Wyślij potwierdzenia udziału, przypomnienia i szczegóły organizacyjne. Przygotuj listę obecności oraz pakiety powitalne. Ustal kontakt do osoby odpowiedzialnej za organizację i zadbaj o oznakowanie miejsca szkolenia.

Koordynacja w dniu szkolenia

Ten element jest niebywale ważny, a więc koniecznie wyznacz koordynatora, który będzie czuwał nad przebiegiem wydarzenia, rejestracją uczestników, obsługą techniczną i rozwiązywaniem bieżących problemów. Koordynator powinien być obecny przez cały czas trwania szkolenia i gotowy do szybkiego reagowania na nieprzewidziane sytuacje. Istotne jest również to, aby sprawdzić procedury ewakuacyjne, dostępność apteczki i środków do dezynfekcji. Oprócz tego zadbaj o komfort termiczny w sali i przestrzeganie przepisów BHP.

Warsztaty, konferencje naukowe, szkolenia i spotkania biznesowe w Młodym Grochowie!

Planujesz szkolenie, warsztaty lub spotkanie biznesowe? Zorganizuj je w bistro Młody Grochów! Zapewniamy komfortową salę, profesjonalny catering i wsparcie organizacyjne na każdym etapie wydarzenia. Skontaktuj się z nami i poznaj naszą ofertę dla firm!

event@mlodygrochow.pl

Checklista organizatora szkolenia: nasza ściąga! 

1. 1. Określ cel szkolenia
   Zdefiniuj, co uczestnicy mają osiągnąć — jakie umiejętności lub wiedzę zdobędą.
2. 2. Zidentyfikuj grupę docelową
   Ustal, kto powinien wziąć udział — pracownicy, klienci, kadra zarządzająca itp.
3. 3. Wybierz temat i program szkolenia
   Stwórz ramowy plan — tematy, moduły, harmonogram.
4. 4. Ustal budżet
   Policz koszty: trener, sala, catering, materiały, promocja.
5. 5. Zarezerwuj termin szkolenia
   Wybierz datę i sprawdź dostępność kluczowych osób.
6. 6. Znajdź i zarezerwuj miejsce
   Dopasuj salę do liczby uczestników i potrzeb (sprzęt, lokalizacja).
7. 7. Wybierz trenera/prowadzącego
   Sprawdź kwalifikacje, dostępność i podpisz umowę.
8. 8. Przygotuj harmonogram godzinowy
   Zaplanuj przerwy, lunch, sesję Q&A.
9. 9. Zadbaj o materiały szkoleniowe
   Prezentacje, notatki, ćwiczenia — wydrukuj lub przygotuj wersję online.
10. 10. Przygotuj formularz zapisów
    Stwórz formularz online lub inny system rejestracji.
11. 11. Promuj szkolenie
    Wyślij zaproszenia, ogłoś na stronie, w social mediach, newsletterze.
12. 12. Zorganizuj logistykę
    Zadbaj o catering, sprzęt multimedialny, nagłośnienie.
13. 13. Przygotuj listę uczestników
    Śledź liczbę zgłoszeń, potwierdź obecność.
14. 14. Przygotuj certyfikaty/zaświadczenia
    Jeśli planujesz, opracuj wzór i listę osób.
15. 15. Przypomnij uczestnikom o szkoleniu
    Wyślij maila z przypomnieniem i praktycznymi informacjami.
16. 16. Zadbaj o recepcję/rejestrację na miejscu
    Przygotuj listę obecności, identyfikatory, materiały powitalne.
17. 17. Przeprowadź szkolenie zgodnie z planem
    Nadzoruj przebieg, wspieraj trenera, reaguj na potrzeby.
18. 18. Zbierz feedback od uczestników
    Przygotuj ankiety oceny — papierowe lub online.
19. 19. Podziękuj uczestnikom
    Wyślij podsumowanie, materiały dodatkowe, certyfikaty.
20. 20. Podsumuj szkolenie
    Zrób raport: co się udało, co poprawić, koszty, opinie.